وقتی موکلی به شما مراجعه می‌کند و پرونده‌ای را برای شما مطرح می‌کند که در آن باید دستور فروش مال مشاع اخذ کنید ضرورت دارد تا پس از تنظیم وکالت‌نامه و اخذ مدارک لازم از جمله سند مالکیت، به اداره ثبت مراجعه کنید.
ابتدا از واحد کپی یک فرم تقاضای افراز مال مشاع دریافت می‌کنید، آن را تکمیل می‌کنید و مشخصات ملک از جمله پلاک ثبتی را در آن درج می‌کنید. نام مالکین و نشانی را هم در آن قید می‌کنید و پس از امضا و مهر تحویل رئیس یا معاون اداره ثبت می‌دهید.
پس از اخذ دستور ثبت توسط رئیس یا معاون اداره درخواست را ثبت دبیرخانه می‌کنید و سپس درخواست شما به بایگانی ارجاع شده و در پرونده پلاک ثبتی قرار می‌گیرد. درخواست شما به جریان افتاده و پس از صدور گواهی املاک و بازداشتی، به نقشه بردار ارجاع می‌شود.
نقشه بردار تاریخی را هماهنگ کرده و از ملک بازدید می‌کند. پس از بازدید از ملک استعلامی از شهرداری انجام می‌شود تا شهرداری هم نظر خود را در مورد افراز ملک اعلام نماید. پس از وصول نظر شهرداری و جمع بندی کارشناس نقشه‌بردار، او نظر خود را به رئیس اداره اعلام نموده و پس از چند روز نظریه آماده شده و به مالکین ملک ابلاغ می‌شود. اگر بر اساس نظریه اداره ثبت ملک قابل افراز باشد، طبیعتاً هر یک از مالکین میتواند برای افراز سهم خود از سهم بقیه مالکین اقدام کند و بحث اخذ دستور فروش منتفی است اما اگر بر اساس نظر اداره ثبت غیر قابل افراز باشد گواهی عدم امکان افراز صادر و به طرفین ابلاغ می‌شود که ظرف ۱۰ روز قابل اعتراض در دادگاه شهرستان است.
